2006年9月18日
電話対応の重要性をスタッフに伝える！ 英語でこう言おう！
今回は電話の対応についてみていきましょう。あなたの会社のスタッフにも、電話の出方の対応が十分でない方はいませんか？ビジネスの場面にもかかわらず、ハロ～と覇気のない声で対応したり、まるで友人と話しでもしているような言葉使いだったり。電話の対応は会社のイメージを決める重要な要素です。特に、日本人はこのようなマナーに非常に気を使うということを、あなたの会社のスタッフにも理解してもらいたい。そう思ったことはありませんか？そのような場合は、英語で以下のように言いましょう。
電話対応の重要性をスタッフに伝える！ 英語でこう言おう！
It is very important to answer the telephone correctly and professionally. This is the first impression a customer gets of your company and this impression represents your company’s image.The moment you answer the telephone signifies the beginning of customer service. It is also the first step toward obtaining more business for your company. It is, therefore, very important to think about the language you will use to create a good image of yourself with the customer.Having good telephone manner as well as knowing how to greet people is especially important in Japanese culture. These are skills that all employees are expected to master.All in all, when answering the telephone, you must think of yourself as a representative of your company. The customer’s impression of you will also be their impression of your company.
では、実際に良い電話応対の例を見てみましょう。
A
Good morning（1） ABC Company, Paul speaking.May I help you?
B
Hello. This is Taro speaking from Export Service. May I speak to（2） Mr.Tanaka please?
A
I’m sorry he’s not at his desk right now.（3）
申し訳ありません。今席を外しております。
What is this regarding?
ご用件は何ですか？
B
I’d like to make an appointment to see Mr. Tanaka.
田中さんとアポイントを取りたいのですが…。
When do you expect him back?
何時頃お戻りになりますか？
A
I’m not sure. Would you like to leave a message?（4）
分かりません。伝言を承りましょうか？
B
Yes, please. Could you ask him to call me back as soon as possible regarding the appointment for tomorrow?
では、明日の約束の件で至急ご連絡を下さるようお伝え下さい。
A
Sure. May I ask who’s calling again please?
かしこまりました。もう一度お名前伺えますか？
B
My name is Taro Yamada from Export Service.
A
I’m sorry I didn’t catch your name.
すみません。聞き取れませんでした。
Could you spell out your name please?
お名前の綴りを教えて頂けますか？
B
T-A-R-O, Y-A-M-A-D-A（5）
A
Thank you Mr.Yamada. May I have your number please?
お電話番号を頂けますか？
B
It’s 6355-4700（6）
A
All right, thank you. I’ll get him to return your call as soon as possible.
かしこまりました。戻り次第折り返しご連絡するようお伝えします。
B
Thank you. Good bye.
A
Good bye.
- 自宅で電話に出る時は「Hello」でOK
- ～さんはいますか？ 正）May I speak to～? 誤）May I talk to～?
- その他の使える表現
He is talking on the other line.
只今別の電話に出ております。
I’m afraid she’s on leave now.
只今休暇中です。
She is in the meeting right now. I’m sorry she can’t be disturbed.
只今会議中です。申し訳ありませんが、お電話をおつなぎする事はできません。
- 伝言を残したい際の表現
May I leave a message?
Could you pass a message on to her?
- 綴りを教える際間違えやすいアルファベットは単語の例を挙げて伝えると良いでしょう。
英国式では “T for Train, H for Hotel” 米国式では “T as in Train, H as in Hotel” と表現します。使う単語に決まった規則はありませんが、日常的によく耳にする単語を例にすると良いでしょう。 - 電話番号を読み上げる際、英国式では数字を2つずつペアで読み、“six three, double five, four seven, oh oh” となり、同じ数字が続く際はdouble～と読みます。
米国式では”six three five five four seven hundred” と読み、最後の二桁が00の時は～hundredと読みます。 - 電話をつなぐ際の便利な表現
Would you hold the line, please? I’m connecting you with Mr James now.
Could you hold for just a minute? I can put you through now.
Can you hold on, please?
Sorry to keep you waiting. I’ll put you through right away.
- 電波が悪く聞こえづらい時の便利な表現
A
I’m sorry, this is a terrible line.
電波の調子が悪くて申し訳ありません。
B
Shall I phone you back?
かけ直しましょうか？
A
We’ve got a bad connection. Could you speak up?
電波の調子が悪いようです。もう少し大きな声で話して下さいますか？
B
Is that better?
これでいいですか？
提供＝ベルリッツ シンガポール
この記事は、シンガポールの日本語フリーペーパー「AsiaX Vol.082（2006年09月18日発行）」に掲載されたものです。
