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ビジネス特集

2021年3月18日

MOMによるオフィス抜き打ちチェック体験談

 COVID-19のシンガポール国内での感染拡大、2020年4月に実施されたサーキットブレーカーから、フェーズ1~3への移行。シンガポールでは段階的に少しずつ、様々な規制が緩和されつつありますが、現在も政府機関より多くの制限が設けられています。特にシンガポールでビジネスを行う皆様にとって、シンガポール人材開発省(Ministry of Manpower:MOM)の定めるSafety Management Measureは業務に大きく影響するところかと思います。今回はGood Job Creationsが直近で経験した、MOM検査官によるオフィスの抜き打ちチェック(Inspection)について、ご紹介します。
 

検査官による突然の訪問

 2月8日(月) 10:15am 、ポロシャツを着たインド系男女2人組の検査官が会社エントランスを訪問。ドアベルが鳴り、弊社総務スタッフが招き入れるや否や、持っていた携帯電話でバシャバシャと写真を撮り始めました。弊社はエントランスがガラス戸、その先にある会議室の壁もすべてガラス張りであるため、外から会議室内の半分ほどが見える状態です。当初、月曜日の朝ということもあり、全社MTGが行われていました。半数は在宅、半数はそれぞれの会議室に散らばっての参加でした。会議室内では、マスクを外している従業員もいました。
 
 検査官はほとんど言葉を発さず、15~20分ほど会社の中を歩き回り、各会議室、執務スペース、パントリーなどの写真を撮っていました。その後、私を含む管理職者3名と別室で話がしたいと言われ、総務責任者、マネージャと共に2人の検査官との面談に臨みました。
 

抜き打ちチェックにおける面談内容

 論点は下記3点。
 
 ・MOMの定めるSafety Measureの履行度合いの確認(Safe Entry、検温、マスク着用、社内各種掲示、清掃消毒履歴など)
 ・従業員の出社率を50%以下に抑えているかどうかの確認 (会社組織図の照会を求められました)
 ・今回のチェックは抜き打ちであり、チェック結果は後ほど正式にメールで送られてくる
 
 検査官は「立場上、多くは語れないが、私たちが入ってきた際に慌ててマスクを取りに行く従業員の姿が見えたりした。今回は注意喚起、という結果になると思う。それぞれの会議室における最大利用可能人数の掲示など、細かい対応が出来ていないため、1週間以内にすべて履行した上でその写真を送ってもらうことになる。ひとまず届いたメールの指示に従うように」と言って、去っていきました。滞在時間は1時間ほどでした。

 

チェック結果のメール内容

 同日20時頃、メールが届きました。(下記、メールより抜粋)
 

The COVID-19 (Temporary Measures) (Control Order) Regulations 2020 (“the Regulations”) are currently in force.
 
Our inspection conducted on 8 Feb 2021, revealed issues requiring your rectification, observed at your premises.
 
To adhere to the Safe Management Measures (SMM) under the regulations, please ensure the following :
 
a. Please maintain an SMM plan and inspection checklist and ensure it is available at the time of MOM inspection (refer to Annex B for a checklist of Safe Management Measures).
Below is the link to download Annex B:
https://www.mom.gov.sg/-/media/mom/documents/covid-19/annex-b-checklist-of-safe-management-measures.pdf
Please document an evacuation plan for unwell or suspected cases, as well as for other onsite personnel as part of the Safe Management Measures.
 
b. Please maintain a daily cleaning log reflecting name of your staff who clean the office, areas to be cleaned focussing on “touch point” machinery like printers, photostating machines and touch point area like door knobs, etc and the frequency of cleaning.
 
c. Please improve the safe distancing measures, demarcations of extra chairs at management and meeting rooms, couch and workstations in the workplace. Employees to keep a clear physical spacing of at least 1 metre through physical means and demarcation of safe physical distances (at least 1m apart) using visual indicators, where possible.
 
d. Please continue to conduct virtual meetings as much as possible as your meeting room can accommodate a maximum of 8 staff. Precautions should be taken to ensure clear physical spacing of at least 1 metre through physical means and demarcation of safe physical distances (at least 1m apart) using visual indicators.
 
e. Please improve on the Work from Home% and split Team A and Team B arrangement and ensure no interaction between employees of the teams even outside work. Actively enable employees to work from home. Working from home remains the default mode of working. However, from 28 September, employees who are able to work-from-home may return to the workplace to better support work and business operations. For employees whose jobs can be performed from home, employers must ensure that they continue to do so for at least half their working time. This is to limit employees’ exposure at the workplace.
 
Once you have complied with the request in para 3 above, please send us the relevant documentation and rectification photos by 15 Feb. to this email.
 
We greatly appreciate your understanding and co-operation in this matter.
 
Keep up the good work in maintaining vigilance at your premises in this fight against Covid 19 !
 
Thank you.

結果を受け、対策を強化

 “2度目は無い”のがシンガポール。緩んでいた気持ちと管理体制を後悔と共に締め直し、大至急、必要な対策を講じました。
 

 
 COVID-19の抑え込みに成功しているシンガポール。Good Job Creationsでは引き続き、シンガポール政府の定めるルールの順守徹底を行いつつ、シンガポールで共に戦う皆様へ、普段と変わらぬ人材支援サービスを提供し続けていきたいと考えております。

 


 
Good Job Creations (Singapore) Pte Ltd
代表取締役社長 芝崎公哉

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