ビジネスフォンとは？機能とメリットをご紹介

　ビジネスフォンは「電話交換機(PBX:Private Branch Exchange)」と電話機を使って複数の外線と内線を共有し、内線や転送そして保留などオフィス内の円滑なコミュニケーションを可能にします。

外線着信・外線発信

　ビジネスフォンの電話機には複数のボタンがあり、その中の一つに外線着信を表すボタンがあります。オフィス内の誰かが外線を使用中の場合はランプが点灯し、未使用の場合はランプが消灯します。入電があると電話機の着信ベルが鳴ると同時に外線ランプが点滅。電話を受ける(外線着信)時は受話器を上げ、その点滅しているボタンを押すことにより外線を受けることができます。電話をかける(外線発信)時は、消灯している外線ボタンを押し相手先電話番号をダイヤルすることで外線を発信できます。
 

保留転送

　例えば、Aさん宛ての外線電話をBさんが受けた後に、Aさんに電話を転送したい場合、Bさんが保留ボタンを押すとボタンが点滅しAさんは保留状態の外線ボタンを押すことにより外線電話に出ることができます。この一連の動作がオフィスでは最も利用されている機能の一つで「保留転送」と呼びます。
 

内線

　各電話機には外線と同じく内線番号が割り当てられており、小規模なオフィスの場合は2桁の番号(10番から99番の内線番号等)の割り当てが可能。 例えばAさんがCさんと話したい場合、AさんがCさんの内線番号をダイヤルすると、内線を受けたCさんの電話機では外線の着信音とは違った着信音が鳴ります。社内において離れた個室にいるスタッフや別のフロアにいる社員と会話したいときに役立ちます。
 

自動音声応答装置(ボイスメッセージ)

　電話交換機にボイスメッセージカードを増設すれば、スケジュールに基づいて不在時や業務時間外のお客様からの電話に自動音声ガイダンスで応答することができます。設定可能な項目としては、応答までの呼出しベルの回数や案内メッセージを流す回数があります。
 

ドアフォン・電気錠連携

　ドアフォンを用いると、来客時にインターフォンが鳴った時に内線の電話機を使って入口の来客者と通話することができます。ドアフォン・電気錠連携機能を使えば、内線電話機からの操作でオフィスドアの電気錠を開錠することが可能です。これにより、毎回オフィスドアの鍵を開けに行く手間を省くことができます。
 

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川辺 高峰（かわべ　たかお）
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