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企業IT・システム相談

2013年5月20日

Q.顧客ごとに来たメールの仕分けをしている。手間がかかるが何か他に良い方法は?

メールの仕分け

一番良い方法は仕分けを止めること。仕分けしたメールを見ることはそれほど多くない。人材確保が困難になっていく中、無駄をなくす工夫が必要だ。

 

私も電子メールを使い始めたころは、仕分けをしていた。メールが増えるにしたがい、メールの量に比例して、仕分けに必要な時間も増加する。

 

次に自動仕分けを利用するようになった。受け取ったメールを発信者、受信者等の情報から、作成したルールに基づき指定したフォルダへ移動、コピーを自動的に行う。自動仕分けされないメールは手作業で仕分けしなければならない。

 

何故仕分けが必要なのか?

検索をかければ、必要なメールはすぐ見つかる。しかし、メールボックスを整理しなければ、やがてメールボックスはパンクする。

 

Outlook Express、Thunderbirdでは、メールフォルダがWindows上の一つのファイルとして存在している。Outlook Express では、一つのフォルダ容量が最大2GB、Thunderbirdでは4GBという制限がある。最大容量を超えなくても、ファイルサイズが大きくなれば、そのファイルが壊れる危険性が高くなる。

 

どうすれば良いか? - 仕分けから整理へ

20年ほど前に話題になった野口悠紀雄の『「超」整理法』が参考になる。項目ごとではなく時系列で整理するというやり方だ。年のフォルダを作り、その中に1月から12月まで月毎のフォルダを作る。これに古いメールを放り込む。この作業は、Thunderbirdの場合、自動的にやってくれる。アーカイブという機能だ。手作業でフォルダを作成したり、メールメッセージの移動を行う必要はない。

 

それでも顧客毎のメールをまとめて見たい!!

 

Outlook 2013やThunderbirdには、検索フォルダという機能がある。フォルダという名前が付いているが、実在するフォルダではない。検索フォルダを開くとOutlookやThunderbirdのようなメールソフトが、即座に指定された所にあるメールの中から検索条件に合うメールを探し出し、リストを表示する。重複したメールがあると思って検索フォルダ内のメールを消すと、そのメールは元あったところから消えてしまう。大量のメールを検索範囲にすると、検索フォルダを開くのに時間がかかる。大量のメールをやり取りする人は、ある程度のプロセッサのパワーと高速のディスクアクセスができる半導体ディスク(SSD)が必要だ。

 

メールの仕分けでは、受信メールだけ、あるいは受信メールは受信メール、送信メールは送信メールで仕分けしている人が多い。これだとメールのやり取り状況が分からない。検索フォルダでは、検索範囲に送信済アイテムフォルダを加えることができる。メールでやり取りした内容も即座にチェックできる。スレッド表示機能を使えば、やり取りの様子を視覚的に把握できる。

 

迷惑メールはどうする?

当社ではブラックリスト方式によるスパムフィルタプログラムでメールサーバー上のスパムメールを一定時間ごとに掃除している。すべてのスパムメールを削除できるわけではないが効果的だ。サーバー上から削除されるため、メールのチェック、受信時間も短縮できる。

この記事は、シンガポールの日本語フリーペーパー「AsiaX Vol.234(2013年05月20日発行)」に掲載されたものです。
取材協力=Huminte Pte Ltd 川田 康廣
本記事は一般的情報の提供のみを目的として作成されており、個別ケースについて、正式な助言なく、本情報のみに依存された場合は責任を負いかねます。

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