会社の帳簿類の保管期間については、関連する様々な法律により定められています。2006年の予算案演説において、企業の実務的な負担を軽減するために、以下を含む17の法令について保管期間を短縮する提案が為され、その多くはその後の法改正により保管期間が5年間に短縮されました。
| 法令名 | 改正前 | 改正後 |
|---|---|---|
| 会社法 | 取引時から7年間 | 会計年度終了日から5年間 |
| 有限責任パートナーシップ（LLP）法 | 取引時から7年間 | 会計年度終了日から5年間 |
| 所得税法 | 賦課年度から7年間 | 賦課年度から5年間 |
| 商品･サービス税（GST）法 | GST会計期間終了日から7年間 | GST会計期間終了日から5年間 |
| 関税法 | 輸入／輸出日から7年間 | 輸入／輸出日から5年間 |
会社法
会社法では、取締役に対して、会社の取引および財政状態を十分に説明し、真実かつ公正な損益計算書、貸借対照表その他の文書を作成し得る会計その他の記録を適正に保管することを義務づけています。これについては、財務報告書の中の監査報告書において、取締役による会計その他の記録の保管が適正であったか否かに関する監査人の意見が述べられています。
会社が解散する場合、清算人は原則として会社の帳簿類を登記抹消日から2年間保管しなければならないと定められています。但し、例外として、以下の場合には登記抹消日の翌日以降の指示された日に破棄することができます。
- 裁判所による解散において裁判所の指示に従う場合
- 株主による任意解散において株主総会の決議に従い会社が指示する場合
- 債権者による任意解散において検査委員会又は債権者が指示する場合
所得税法
所得税法では、益金および損金の算定に必要十分な記録を該当する賦課年度から5年間保管することと定められています。保管が義務づけられている記録は、以下の帳票類を含みます。
- 会計帳簿
- 請求書、伝票、領収証その他帳簿上の取引の証拠となる証憑類
- 銀行取引明細
- その他取引および事業に関する記録
前述の通り、2006年の予算案により帳簿の保管期間が7年から5年に改正されたため、2007賦課年度（2006年終了会計年度）までについては7年間（2007賦課年度の場合2013年12月31日まで）、2008賦課年度（2007年終了会計年度）以降については5年間（2008賦課年度の場合2012年12月31日まで）の保管が義務づけられています。
GST法
GST法においても、所得税法と同様に2006年12月31日までに終了した会計期間については7年間、2007年1月1日以降に終了した会計期間については5年間の保管が義務づけられています。保管が必要な記録は、以下の帳票類を含みます。
- 会計帳簿
- 自社が発行した課税請求書および領収書のコピー
- 自社が受領した課税請求書
- 輸出入に関する文書
- 貸方票、借方票その他価格の変更に関して自社が発行した文書のコピーおよび受領した文書